Kişisel verilerin korunması

KVKK terimleriyle: EduRegist'i kullanan eğitim kurumu veri sorumlusudur; EduRegist ise kurumun talimatıyla veriyi işleyen veri işleyendir. Öğrenciyle ilişkiyi kuran, veriyi toplayan ve saklama süresine karar veren kurumdur.

Kurum hesabı için:

• Ad, soyad, iş e-postası, telefon (isteğe bağlı)
• Kurum adı ve kullanıcının kurumdaki rolü
• Oturum ve güvenlik kayıtları

Öğrenci kaydı için kurumun girdiği kadarıyla:

• Ad, soyad, iletişim bilgisi, doğum tarihi, şehir
• Eğitim geçmişi ve hedefler (ülke, program, dönem, bütçe)
• Başvurular ve süreç durumları
• Kurumun yüklediği belgeler

TC kimlik numarası ve pasaport numarası için alan yoktur. Bu bilgiler sisteme yazılamaz. Kararın gerekçesi veri minimizasyonudur: bir alan gerçekten gerekli olduğu yerde toplanır, “ileride lazım olur” diye değil.

Yapay zekâ özelliklerinde de aynı ilke geçerlidir: modele gönderilen öğrenci bağlamında e-posta, telefon ve doğum tarihi yer almaz; belge okumada numara türü bilgiler istenmez.

• Kurumun öğrenci ve başvuru süreçlerini yürütmesi
• Belge toplama, inceleme ve onay akışı
• Öğrencinin kendi sürecini takip edebilmesi
• Hesap güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi
• Kurumun kendi verisi üzerinde raporlama

Bir kurumun verisine yalnızca o kurumun aktif üyeleri erişebilir ve erişim rol bazlı yetkilerle sınırlıdır. Öğrenci portalı hesabı yalnızca kendi verisini görür; iç notlar ve ekip kayıtları portalın erişebileceği veri kümesinde bulunmaz.

Veri, hizmetin çalışması için gereken altyapı sağlayıcıları dışında üçüncü taraflarla paylaşılmaz ve satılmaz. Yapay zekâ özellikleri yalnızca kurumun etkinleştirmesi hâlinde ve yukarıdaki asgari veriyle çalışır.

Kayıtlar, kurum silene kadar saklanır. Sistemde silme çoğu yerde “arşivleme” biçimindedir: kayıt listeden kalkar ama bağlı geçmiş (başvurular, belgeler, zaman çizelgesi) korunur. Kalıcı silme talebi kurumun EduRegist'e iletmesiyle yürütülür.

Denetim kaydı, kurum silinse bile bir süre saklanır: bir güvenlik olayının izini kaybetmemek için. Bu kayıtlarda kişisel veri bulunmaz.

KVKK 11. madde kapsamındaki haklarınız (bilgi talep etme, düzeltme, silme, itiraz) için öncelikle kaydınızı tutan kuruma başvurmanız gerekir; veri sorumlusu odur. EduRegist, kurumun bu talepleri karşılaması için gereken araçları sağlar.

EduRegist'in kendi kullanıcı hesabınıza ilişkin talepleriniz için kvkk@eduregist.com adresine yazabilirsiniz.

Kiracı izolasyonu, yetkilendirme, belge güvenliği ve denetim kaydı konusundaki teknik ayrıntılar Güvenlik sayfasında.